Типы документов
Реклама
Партнеры
Распоряжение председателя Думы Ставропольского края от 26.02.2013 N 94-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Думе Ставропольского края"
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ДУМЫ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 26 февраля 2013 г. № 94-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ДУМЕ
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений председателя Думы Ставропольского края
от 18.03.2013 № 131-р, от 17.04.2013 № 186-р,
от 14.10.2013 № 498-р, от 16.05.2014 № 69-р,
от 12.05.2015 № 86-р)
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Думе Ставропольского края.
2. Начальнику управления делопроизводства и хозяйственного обеспечения аппарата Думы Ставропольского края Долматову С.В. осуществлять контроль за соблюдением Инструкции по делопроизводству в Думе Ставропольского Края.
3. Признать утратившим силу распоряжение председателя Думы Ставропольского края от 4 апреля 2008 года № 146-р "Об утверждении Инструкции по работе с документами в Думе Ставропольского края и Правил оформления документов в Думе Ставропольского края".
(п. 3 введен распоряжением председателя Думы Ставропольского края от 18.03.2013 № 131-р)
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя аппарата Думы Ставропольского края.
4. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Ю.В.БЕЛЫЙ
Утверждена
распоряжением
председателя Думы
Ставропольского края
26 февраля 2013 года № 94-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ДУМЕ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений председателя Думы Ставропольского края
от 17.04.2013 № 186-р, от 14.10.2013 № 498-р,
от 16.05.2014 № 69-р, от 12.05.2015 № 86-р)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Правовой основой Инструкции по делопроизводству в Думе Ставропольского края (далее - Инструкция) являются Конституция Российской Федерации, законодательство Российской Федерации, законодательство Ставропольского края, Регламент Думы Ставропольского края, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76, Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (далее - ГОСТ Р 51141-98).
1.2. Инструкция является основным правовым актом, определяющим единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в процессе деятельности Думы Ставропольского края (далее - Дума) документов, в том числе:
к организации документационного обеспечения деятельности Думы, депутатов Думы, председателя Думы, заместителей председателя Думы, комитетов и комиссий Думы, фракций и депутатских групп в Думе (далее - депутатские объединения), руководителя аппарата Думы и его заместителей, структурных подразделений аппарата Думы (далее - структурные подразделения);
к порядку формирования дел и их хранению, использованию документов и дел, находящихся на архивном хранении.
1.3. Изложенные в Инструкции требования и правила распространяются на государственных гражданских служащих Ставропольского края, замещающих должности государственной гражданской службы Ставропольского края в аппарате Думы (далее - гражданские служащие), а также на работников аппарата Думы, работающих по трудовому договору, и лиц, заключивших иные гражданско-правовые договоры.
1.4. Положения Инструкции распространяются на порядок и правила работы с секретными документами, документами с пометкой "Для служебного пользования" <1> и бухгалтерской документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
--------------------------------
<1> Постановление главы администрации Ставропольского края от 02.11.95 № 607 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в краевых органах исполнительной власти".
Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.
1.5. Знание и исполнение положений Инструкции обязательны для депутатов Думы, помощников депутатов Думы, гражданских служащих, а также для работников аппарата Думы, работающих по трудовому договору, и лиц, заключивших иные гражданско-правовые договоры.
Граждане, поступившие на государственную гражданскую службу в Думу, должны быть ознакомлены с Инструкцией под роспись руководителем структурного подразделения.
Ознакомление с Инструкцией иных лиц, допущенных к работе с документами в Думе, осуществляется соответствующими должностными лицами, на которых возложена указанная функция.
1.6. Гражданские служащие несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, предусмотренную законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края о государственной гражданской службе и трудовым законодательством.
1.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на период болезни гражданские служащие обязаны передать все находящиеся у них документы руководителю структурного подразделения, в случае увольнения или перемещения по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
1.8. Контроль деятельности работников службы делопроизводства <2> и ответственность за организацию документационного обеспечения структурных подразделений возлагаются на начальника отдела делопроизводства и документооборота управления делопроизводства и хозяйственного обеспечения аппарата Думы (далее - соответственно отдел делопроизводства, управление делопроизводства).
--------------------------------
<2> Служба делопроизводства соответствующего структурного подразделения - это одно или несколько лиц, на которое (которых) возложены функции по ведению делопроизводства данного структурного подразделения в соответствии с должностным регламентом или иным правовым актом.
1.9. Рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Ставропольского края от 12 ноября 2008 г. № 80-кз "О дополнительных гарантиях прав граждан Российской Федерации на обращение в Ставропольском крае", инструкцией по работе с обращениями граждан и настоящей Инструкцией.
(п. 1.9 в ред. распоряжения председателя Думы Ставропольского края от 12.05.2015 № 86-р)
1.10. В целях реализации положений Инструкции управление делопроизводства:
обеспечивает функционирование единой системы делопроизводства и документооборота;
осуществляет контроль за соблюдением установленных стандартов и порядка ведения делопроизводства;
принимает меры, направленные на обеспечение соответствия разрабатываемых правовых актов Думы требованиям Инструкции;
координирует деятельность работников службы делопроизводства соответствующих структурных подразделений;
оказывает помощь депутатам Думы, помощникам депутатов Думы по вопросам, отнесенным к компетенции управления делопроизводства;
совместно с другими структурными подразделениями подготавливает обоснованные предложения о внесении в Инструкцию изменений в связи с внедрением новых технологий сбора, обработки, накопления, хранения и поиска документационной информации и обеспечением поэтапного перехода к электронному документообороту.
2. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДУМЕ
Управленческая деятельность Думы осуществляется в соответствии с Регламентом Думы путем издания основных видов организационно-распорядительных и других документов.
Порядок подготовки, оформления и издания документов устанавливается в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98, нормативных правовых актов Российской Федерации и Ставропольского края, методических документов по делопроизводству, международных стандартов в области документирования управленческой деятельности и с учетом специфики оформления организационно-распорядительных документов в Думе, а также Инструкции.
2.1. Реквизиты, используемые при подготовке
и оформлении документов в Думе
2.1.1. Каждый документ состоит из обязательных элементов оформления, называемых реквизитами.
2.1.2. При подготовке и оформлении документов в Думе применяются основные реквизиты в соответствии с приложением 2 к Инструкции.
2.1.3. Состав реквизитов при подготовке различных видов документов может различаться и не ограничивается перечисленными в приложении 2 к Инструкции реквизитами.
Например, на проекте документа, как правило, проставляется отметка "Проект", которая располагается в правом верхнем углу текстового поля первой страницы документа.
2.1.4. Некоторые реквизиты обязательны только для определенных видов документов. Так, реквизит "Гриф утверждения документа" необходим для нормативных правовых актов или организационно-распорядительных документов и не применяется при оформлении служебных писем, информационных записок и иных подобных документов.
2.1.5. Документы в Думе оформляются, как правило, на бланках установленной формы, имеющих определенный состав и порядок расположения реквизитов.
2.1.6. Состав и оформление реквизитов электронных документов должны соответствовать составу и оформлению реквизитов документов на бумажном носителе.
2.2. Требования к оформлению, расположению
отдельных реквизитов
2.2.1. Реквизит "Герб субъекта Российской Федерации"
Описание герба Ставропольского края установлено Законом Ставропольского края от 30.05.97 № 14-кз "О гербе Ставропольского края".
Изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа по центру зоны, занятой реквизитом "Наименование организации".
Документы Думы оформляются на бланках установленной формы в соответствии с приложением 3 к Инструкции.
Бланки законов Ставропольского края, постановлений Думы и распоряжений председателя Думы, бланки писем Думы, депутатов Думы, комитетов и комиссий Думы с воспроизведением герба Ставропольского края в многоцветном варианте изготавливаются типографским способом.
2.2.2. Реквизит "Наименование организации"
Реквизит "Наименование организации" размещается на бланках органов Думы, депутатов Думы, постановлений Думы, распоряжений председателя Думы, протоколов, выписок из протоколов, а также на бланках писем.
2.2.3. Реквизит "Справочные данные об организации"
Реквизит является принадлежностью бланка письма. Располагается под реквизитом "Наименование организации" и содержит почтовый адрес, номер телефона Думы (органов Думы, должностных лиц) и другие сведения, например, номер факса, официальный адрес электронной почты, адрес сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
Оформляется данный реквизит в соответствии с образцами бланков 5 и 6 приложения 3 к Инструкции.
Почтовый адрес в справочных данных бланков Думы указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), а именно: название улицы, номер дома, название населенного пункта, почтовый индекс.
Например:
Герб Ставропольского края
ДУМА
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
Ленина пл., 1, г. Ставрополь, 355025
Телефон (8652) 35-16-84
Факс (8652) 35-44-13
E-mail: dumask@dumask.ru
2.2.4. Реквизит "Вид документа"
Наименование вида документа печатается, как правило, прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом.
Например: ПРОТОКОЛ
Содержание реквизита должно соответствовать наименованиям видов документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30.12.93 № 299: положение, инструкция, протокол, акт, докладная записка, объяснительная записка, справка и другие.
На бланках писем наименование вида документа (письмо) и его разновидности не указываются.
2.2.5. Реквизит "Дата документа"
Датой документа является дата подписания или утверждения документа, для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Дату документа проставляет должностное лицо непосредственно при подписании или гражданский служащий при регистрации документа, которая, как правило, осуществляется в день подписания документа.
Дата может оформляться одним из следующих способов:
цифровым: арабскими цифрами в последовательности - день месяца, месяц, год: 01.02.2011;
словесно-цифровым: 01 февраля 2011 г.
При цифровом способе день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
В правовых актах Думы, протоколах и стенограммах Думы используется словесно-цифровой способ оформления даты документа: 1 августа 2012 года. Реквизит "Дата документа" при оформлении специальных бухгалтерских документов может иметь отличие.
2.2.6. Реквизит "Регистрационный номер документа"
Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации в Думе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что этот документ включен в документооборот Думы.
Регистрационный номер проставляется одновременно с датой и является порядковым номером документа, который может дополняться номером дела по номенклатуре дел структурного подразделения, индексом структурного подразделения или буквенным обозначением вида документа.
Формирование регистрационных номеров документов осуществляется с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства "Дело" в Думе (далее - СЭДД).
2.2.7. Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта"
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресата входит в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
2.2.8. Реквизит "Адресат"
Реквизит используется при оформлении служебных писем и должен содержать полную и достоверную информацию о лице, организации, которым адресован документ.
2.2.9. Реквизит "Гриф утверждения документа"
Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется на документе, утверждаемом должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым актом (постановлением Думы, распоряжением председателя Думы).
При утверждении документа должностным лицом Думы гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия в именительном падеже) и даты утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа с отступом слева не менее 8,5 см. Справа реквизит ограничивается текстовым полем документа. Составные части реквизита печатаются через один межстрочный интервал, отделяются от слова УТВЕРЖДАЮ дополнительным межстрочным интервалом и выравниваются по левому краю в границах, отведенных для реквизита.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Думы
Ставропольского края
(Личная подпись) (Инициалы, фамилия)
13 ноября 2012 г.
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.
При утверждении документа постановлением Думы, распоряжением председателя Думы или иным документом на первом листе приложения в правом верхнем углу располагается гриф утверждения документа, который состоит из согласованного в роде и числе с наименованием вида утверждаемого документа слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), размещенного под ним через дополнительный межстрочный интервал наименования утверждающего документа в творительном падеже, напечатанного строчными буквами с одинарным межстрочным интервалом.
Например:
(При утверждении положения) УТВЕРЖДЕНО
постановлением Думы
Ставропольского края
от 6 июня 2012 года № 154-V ДСК
или:
(При утверждении программы) УТВЕРЖДЕНА
постановлением Думы
Ставропольского края
от 6 июня 2012 года № 155-V ДСК
2.2.10. Реквизит "Указания по исполнению документа"
Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции (поручения).
Резолюция председателя Думы, его заместителей, председателей комитетов Думы, руководителей структурных подразделений может быть оформлена на специальном бланке для поручений, на отдельном листе бумаги формата А6 (105 x 148 мм) (приложение 7 к Инструкции) либо написана непосредственно на документе на свободном от текста месте, кроме полей.
Резолюция пишется на документе уполномоченным должностным лицом и включает следующие элементы: инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения, при необходимости - срок исполнения, подпись должностного лица и дату резолюции.
Если исполнителей поручения несколько, то фамилия ответственного исполнителя указывается в резолюции первой.
2.2.11. Реквизит "Заголовок к тексту"
Заголовок - краткое изложение основного содержания документа.
Заголовок составляется ко всему документу, за исключением писем небольшого объема, телеграмм, телефонограмм, извещений.
Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.
Заголовок печатается над текстом документа, печатается без кавычек и не подчеркивается. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал "точно". Точка в конце заголовка не ставится. Переносы по слогам в заголовке не допускаются.
Заголовок отчета, справки и других документов выравнивается по центру текстового поля документа и выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида документа печатается на отдельной строке прописными буквами.
Заголовок к тексту должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы "о чем? (о ком?)" или "чего? (кого?)".
Например:
ПОЛОЖЕНИЕ
о Почетной грамоте Думы Ставропольского края
или:
СОСТАВ
рабочей группы по подготовке проекта закона
Ставропольского края № ... (наименование)
Образец оформления состава рабочей группы по подготовке проекта закона Ставропольского края приведен в приложении 9 к Инструкции.
Заголовок служебного письма печатается с выравниванием по левой границе текстового поля. Длина строки заголовка должна составлять не более 7,3 см. Не рекомендуется заканчивать строку многострочного заголовка предлогом или союзом.
2.2.12. Реквизит "Отметка о контроле"
Реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению уполномоченного лица.
Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа с помощью штампа или от руки в виде слова "Контроль" или буквы "К".
2.2.13. Реквизит "
По датам
Введите даты для поиска:
Информация
Ключевые слова