Региональное
Законодательство
Ставропольский край

Постановление администрации Андроповского муниципального района Ставропольского края от 22.03.2013 N 157 "Об утверждении положения об архивном отделе администрации Андроповского муниципального района Ставропольского края"

АДМИНИСТРАЦИЯ АНДРОПОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 22 марта 2013 г. № 157

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
АНДРОПОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ

В соответствии с Федеральным законом от 06 октября 2003 года № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Ставропольского края от 02 марта 2005 года № 12-кз "О местном самоуправлении в Ставропольском крае", Уставом Андроповского муниципального района Ставропольского края администрация Андроповского муниципального района Ставропольского края постановляет:

1. Утвердить прилагаемое положение об архивном отделе администрации Андроповского муниципального района Ставропольского края.
2. Признать утратившим силу постановление администрации Андроповского муниципального района Ставропольского края от 07 мая 2010 г. № 237 "Об утверждении положения об архивном отделе администрации Андроповского муниципального района".
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Андроповского муниципального района Ставропольского края Лобода Л.М.
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава администрации Андроповского
муниципального района
Ставропольского края
Н.А.БОБРЫШЕВА





Утвержден
постановлением
администрации Андроповского
муниципального района
Ставропольского края
от 22 марта 2013 г. № 157

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ АНДРОПОВСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ

I. Общие положения

1. Архивный отдел администрации Андроповского муниципального района Ставропольского края (далее - отдел) является структурным подразделением администрации Андроповского муниципального района Ставропольского края (далее - администрация) без статуса юридического лица, созданным для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела, возложенных на администрацию в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края, в том числе по формированию, содержанию и использованию архивного фонда Ставропольского края согласно Закону Ставропольского края от 31 декабря 2004 г. № 122-кз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае, отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию архивного фонда Ставропольского края", и выполняющим функции муниципального архива.
2. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Ставропольского края в сфере архивного дела, Уставом Андроповского муниципального района Ставропольского края, Положением об администрации Андроповского муниципального района, нормативно-правовыми актами Андроповского муниципального района Ставропольского края (далее - муниципальные правовые акты), приказами, инструкциями, методическими указаниями Федерального архивного агентства министерства культуры и массовых коммуникаций Российской федерации, комитета Ставропольского края по делам архивом и настоящим Положением.
3. Отдел пользуется печатью администрации в установленном порядке, имеет угловой штамп и бланки со своим наименованием.
4. Положение об отделе и его штатное расписание утверждаются муниципальными правовыми актами администрации.
5. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с отделами, структурными подразделениями администрации, уполномоченным органом исполнительной власти Ставропольского края в области архивного дела (далее - уполномоченный орган в области архивного дела), органами местного самоуправления сельских поселений, входящих в состав Андроповского муниципального района Ставропольского края (далее - органы местного самоуправления сельских поселений), государственными и муниципальными архивами, органами и организациями-источниками комплектования отдела и иными органами и организациями.
6. Контроль за работой отдела, координацию взаимодействия с другими отделами, структурными подразделениями администрации осуществляет управляющий делами администрации.
7. Финансирование и материально-техническое обеспечение деятельности отдела в соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, в том числе обеспечение помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, их содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание деятельности отдела и создание необходимых условий труда работникам отдела, осуществляется за счет бюджета Андроповского муниципального района Ставропольского края (далее - бюджет района).
Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Ставропольского края (при реализации программ развития архивного дела; реализации отдельных государственных полномочий Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию документов Архивного фонда Ставропольского края); спонсорские и иные средства, полученные законным путем.

II. Основные задачи и функции

8. Основными задачами отдела являются:
8.1. Обеспечение деятельности и проведение политики администрации по вопросам управления архивным делом на территории Андроповского муниципального района Ставропольского края (далее - территория района).
8.2. Хранение, комплектование, учет и использование:
документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, зарегистрированных на территории района;
документов по истории предприятий, организаций, учреждений и знаменитых людей Андроповского района.
На отдел могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, муниципальными правовыми актами и настоящим Положением.
9. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции в установленной сфере деятельности:
9.1. Разрабатывает проекты муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела.
9.2. Подготавливает предложения для главы администрации Андроповского муниципального района Ставропольского края (далее - глава администрации) по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе.
9.3. Доводит до сведения руководства администрации и комитета Ставропольского края данные о нарушении законодательства в области архивного дела (в том числе указывающие на наличие события административного правонарушения в установленной сфере деятельности).
9.4. Представляет в уполномоченный орган в области архивного дела отчеты и информации.
9.5. Участвует:
в установленном порядке в передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований;
работе научного совета, коллегий, совещаниях-семинарах уполномоченного органа в области архивного дела.
9.6. В области обеспечения сохранности архивных документов осуществляет:
9.6.1. Постоянное хранение:
документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к муниципальной собственности района после истечения сроков временного хранения в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах;
документов архивных фондов поселений, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, расположенных на территории района;
документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории района;
документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда;
документов Архивного фонда Ставропольского края в случае наделения администрации района отдельными государственными полномочиями в данной области.
9.6.2. Временное хранение:
документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых истекли, отнесенных к муниципальной собственности района, при ликвидации органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к архивным фондам поселений, при ликвидации органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых истекли, отнесенных к частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, в том числе, в ходе банкротства, зарегистрированных на территории района;
документов Архивного фонда Ставропольского края органов местного самоуправления, наделенные отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в данной области.
9.6.3. Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения в отделе архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
9.6.4. Проверку наличия и состояния архивных документов, хранящихся в отделе, и организацию розыска документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, снятие в установленном порядке необнаруженных документов с учета.
9.6.5. Контроль технического и физико-химического состояния архивных документов, хранящихся в отделе, выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов.
9.6.6. Физико-техническую обработку архивных документов.
9.6.7. Контроль сохранности выданных из архивохранилищ отдела архивных документов, осуществление мероприятий по возвращению архивных документов в архивохранилища отдела.
9.6.8. Создание страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в отделе, и фонда пользования.
9.6.9. Разработку и при необходимости периодический пересмотр планов конкретных мероприятий и других нормативных документов о работе отдела в чрезвычайных ситуациях; выполнение в установленном порядке мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны.
9.7. В области организации комплектования (формирования) архивными документами осуществляет:
9.7.1. Составление списков источников комплектования отдела и представление их на согласование экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Ставропольского края в области архивного дела.
9.7.2. Ведение наблюдательного дела на каждый источник комплектования отдела.
9.7.3. В пределах своей компетенции совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизу ценности документов в соответствии с установленными критериями (в том числе экспертизу ценности документов, находящихся в частной собственности, с последующим заключением соответствующего договора, предусмотренного законодательством Российской Федерации в области архивного дела).
9.7.4. Рассмотрение и подготовку:
к утверждению экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в области архивного дела описей дел постоянного срока хранения, и описей дел по личному составу (или их годовых разделов), образовавшихся в процессе деятельности источников комплектования отдела, актов об утрате документов, о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
совместно с источниками комплектования отдела инструкций по делопроизводству, номенклатуры дел, положений об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования отдела к согласованию уполномоченным органом в области архивного дела.
9.7.5. Участие в проверке соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования отдела, организуемых уполномоченным органом в области архивного дела.
9.7.6. Взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования отдела в форме методической и практической помощи. В том числе на договорной основе:
в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
по упорядочению документов по личному составу;
по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;
по подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;
по совершенствованию работы делопроизводственных служб источников комплектования.
9.8. В области учета архивных документов осуществляет:
государственный учет архивных документов (в том числе уникальных, особо ценных, документов личного происхождения, документов по личному составу), хранящихся в отделе и источниках комплектования отдела; предоставление установленных сведений, в том числе паспорта архива, в уполномоченный орган в области архивного дела для централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу;
фондирование архивных документов при описании принятых в отдел необработанными, при переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования;
ведение учетной базы данных "Архивный фонд", тематической базы данных "Краевой каталог сведений о месте нахождения документов по личному составу" и предоставлении копии баз данных в уполномоченный орган в области архивного дела.
9.9. В области использования архивных документов, хранящихся в отделе, осуществляет:
9.9.1. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке:
предоставление государственной услуги "Выдача копий документов Архивного фонда Ставропольского края временно хранящихся в муниципальных архивах подтверждающих право на владение землей" в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, муниципальными правовыми актами;
оказание муниципальной услуги по предоставлению архивной информации, в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, муниципальными правовыми актами;
организацию исполнения запросов, поступивших из-за рубежа, с соблюдением процедуры проставления апостиля в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством;
предоставление архивных документов пользователям в читальном зале отдела;
экспонирование архивных документов на выставках;
использование архивных документов в средствах массовой информации;
проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;
публикацию архивных документов.
9.9.2. Создание и развитие системы справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, ведение анализа и учет состояния системы научно-справочного аппарата.
9.9.3. Обеспечивает защиту сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, в пределах своей компетенции.
Отдел осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, муниципальными правовыми актами.

III. Права отдела

10. Отдел для осуществления своих функций имеет право:
10.1. Вносить в установленном порядке на рассмотрение администрации района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, принимать участие в подготовке и рассмотрении администрацией вопросов, относящихся к компетенции отдела.
10.2. Представлять администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
10.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от отделов, структурных подразделений администрации, органов местного самоуправления, органов государственной власти Ставропольского края, организаций, граждан материалы и информацию, связанных с осуществлением функций, возложенных на отдел.
10.4. Принимать участие:
в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проводимых администрацией и ее отделами, структурными подразделениями администрации;
в решении вопросов финансирования отдела.
10.5. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций, ликвидируемых на территории района, для участия в решении вопросов сохранности документов.
10.6. Вести список возможных источников комплектования.
10.7. При наличии свободных площадей осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации по просьбе источников комплектования, а также хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности на основании договора с собственниками или владельцем указанных документов; временное хранение архивных документов от организаций, не являющихся источниками комплектования отдела, на основе договора, если это не противоречит законодательству Российской Федерации, законодательству Ставропольского края и муниципальным правовым актам, а также хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности.
10.8. Участвовать в работе экспертных комиссий источников комплектования отдела.
10.9. На финансирование и материально-техническое обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, в том числе обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работникам, за счет средств бюджета района.
10.10. На техническое оснащение рабочих мест работников отдела.

IV. Организация деятельности

11. Отдел возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой администрации района в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом и законодательством о муниципальной службе.
12. При смене руководителя отдела прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации, а также уполномоченного органа в области архивного дела. Акт приема - передачи составляется в двух экземплярах, утверждается главой администрации района. Один экземпляр акта приема-передачи хранится в отделе, второй предоставляется в уполномоченный орган в области архивного дела.
13. Начальник отдела:
13.1. Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.
13.2. Представляет отчет о работе отдела и состоянии архивного дела в Андроповском муниципальном районе Ставропольского края (далее - район) перед администрацией и уполномоченным органом в области архивного дела.
13.3. Осуществляет:
учет архивных документов, хранящихся в архивном отделе и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования;
осуществляет прием населения и представителей юридических лиц по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
13.4. Обеспечивает немедленное (по телефону, телеграфу, факсу или лично) извещение руководства администрации и уполномоченного органа в области архивного дела при наступлении чрезвычайных ситуаций и по согласованию с ними принимает решение о работе в режиме чрезвычайной ситуации, принимает меры по выходу из чрезвычайной ситуации и информирует о них уполномоченный орган в области архивного дела.
13.5. Утверждает:
списки Источников комплектования отдела, согласование с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в области архивного дела;
план-график приема документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования отдела по согласованию с ними.
13.6. Дает разрешение:
на допуск в архивохранилища лицам, не являющимися работниками отдела;
на выдачу архивных документов из архивохранилища.
13.7. Принимает решение:
о снятии архивных документов с учета на основании письменного разрешения уполномоченного органа в области архивного дела;
о признании документа Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, и его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки.
13.8. Распределяет обязанности между работниками отдела, обеспечивает соблюдение работниками трудовой дисциплины и требований, установленных регламентирующими документами.
13.9. Ходатайствует в установленном порядке перед главой администрации района о награждении работников отдела наградами района, Ставропольского края и государственными наградами Российской Федерации.
13.10. Осуществляет иные полномочия в соответствии с задачами и функциями отдела, предусмотренными законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, муниципальными правовыми актами, приказами, инструкциями, методическими указаниями Федерального архивного агентства министерства культуры и массовых коммуникаций Российской федерации, комитета Ставропольского края по делам архивом и настоящим Положением.
14. Ответственность:
ответственность за своевременное и качественное выполнение функций отдела, высокий уровень трудовой и производственной дисциплины, а также полноту использования предоставленных отделу прав возлагается непосредственно на руководителя отдела;
другие сотрудники отдела несут ответственность в зависимости от возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными инструкциями и действующим законодательством.
15. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется решением Совета Андроповского муниципального района Ставропольского края в установленном законодательством порядке.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются отделу или учреждению-правопреемнику.
Архивные фонды и архивные документы при ликвидации отдела передаются учреждению или органу, которому переданы функции муниципального архива.


------------------------------------------------------------------